Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Blog 4 januari 2019 door Xylander Kroon

1. Jouw bedrijfsnaam en het volledige adres.

De naam op de factuur moet wel de juridische naam zijn. Zorg dat deze naam bekend is bij je klant. Dat klinkt gek maar er zijn voldoende bedrijven die de facturen vanuit een moederbedrijf versturen waarvan de naam volledig onbekend is bij de afnemers. Je moet het feitelijke vestigingsadres vermelden. Alleen het postadres is niet voldoende. Denk even aan de vele spookfacturen die worden verstuurd. Registraties in niet bestaande bedrijfshandboeken of advertenties in niet bestaande kranten. Terecht dat mensen voorzichtiger zijn met het betalen van een factuur die men niet vertrouwt.

Stimuleer dat de klant zelf contact opneemt als er onduidelijkheden zijn en maak het hem of haar makkelijk om dit te doen. Ik raad je aan om ook een e-mailadres of een telefoonnummer te noteren. Geef ook actief in de factuur aan dat als er vragen zijn over de factuur dat dan binnen een aantal dagen (meestal 7) gereageerd kan worden op de factuur.

TIP: Als je onder een andere handelsnaam met je klanten communiceert, zorg dan deze naam ook op de factuur staat. Dat voorkomt dat een factuur wordt weggegooid.

 

2. Het BTW-nummer

Dit BTW nummer krijgt je van de Belastingdienst op het moment dat je bedrijf wordt ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

 

3. KVK nummer

Als je bent ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel ontvang je direct een KvK-nummer. Dit nummer moet op elke factuur worden vermeld.

 

4. Factuurnummer

Elke factuur moet een uniek nummer bevatten. Als je een boekhouder hebt, zorgt deze er voor dat dit een overzichtelijk nummer is die ‘logisch’ is. Als zelfstandig ondernemer waren de eerste cijfers altijd het boekhoudjaar, dus startte ik elk jaar weer met een nieuwe range. Let er wel op dat je concurrenten heel makkelijk kunnen ‘tellen’ hoeveel facturen (en omzet) je maakt. Dit truukje heb ik zelf ook wel eens uitgehaald. Ik bestelde twee keer een boek in maart en in juni. Op de eerste factuur stond het factuurnummer:20170090 en op de tweede factuur het nummer 20170118. Ik wist dus dat er in drie maanden 28 facturen waren verstuurd. Gemiddelde orderwaarde was ongeveer €100, dus je hoeft geen rekenwonder te zijn om te achterhalen wat de omzet was.

 

5. Factuurdatum

Het vermelden van de factuurdatum is heel belangrijk. De factuurdatum is namelijk de datum waarop je omzetbelasting moet betalen. Houdt hier ook met je cashflow rekening mee. Als je per kwartaal je omzetbelasting moet betalen, kun je geld verdienen (rente!) als je de facturen niet op 31 maart verstuurt, maar pas op 1 april. Als je bij een bedrijf van € 12 miljoen per kwartaal € 1 miljoen kunt doorschuiven van de laatste dag van het kwartaal naar de eerste dag van het volgende kwartaal dan scheelt je dit 21% BTW dat je pas 3 maanden later hoeft te betalen.

TIP: kijk goed naar je factuurdatum. Het kan voor je cashflow interessant zijn om je rekening op de eerste dag van het volgende kwartaal te versturen. Dat scheelt je 21% BTW dat je vooruit betalen moet.

 

6. Betalingstermijn

Dit is belangrijk voor je cashflow en ook om überhaupt herinneringen te kunnen versturen. Je herinnert je klant er namelijk aan dat hij niet binnen de afgesproken termijn heeft betaald. Het is raadzaam om van te voren duidelijk te maken wat de betalingstermijn is. Als je vergeet een betalingstermijn te vermelden dan geldt automatisch een termijn van 30 dagen, tenzij anders afgesproken. Let dus op als je niets hebt afgesproken maar wel de inkoopvoorwaarden van je klant hebt getekend waarin staat dat pas na 90 dagen wordt betaald.

De meeste bedrijven betalen de facturen automatisch op de laatste dag van de betalingstermijn. Hanteer je een betalingstermijn van 8 dagen, dan wordt op dag 7 betaald, is de betalingstermijn 30 dagen dan wordt pas op dag 29 betaald.

TIP: waarom zou je geen betalingstermijn van 8 dagen aanhouden? Waarom standaard op 30 of 60 dagen? Hoe korter de betalingstermijn, hoe sneller je het geld krijgt.

 

7. De bedrijfsnaam en het volledige adres van je klant

Let ook hier op dat je de factuur stuurt met de juiste tenaamstelling. Incassobureaus kunnen je goed uitleggen dat dit het grootste excuus is bij wanbetaling: ‘de factuur staat op de verkeerde naam’.

 

8. Omschrijving van de geleverde diensten

Maak een goede omschrijving van de geleverde producten of diensten inclusief de datum dat de dienst is geleverd of de opdracht is gegeven. Hoe beter je dit omschrijft, hoe minder vragen je kunt verwachten. Als je meerdere goederen of diensten hebt geleverd, maak dit dan ook duidelijk op de factuur. Als er uren in rekening worden gebracht, geef dan ook de uurprijs aan. Als je de naam weet van de besteller, noem die dan ook. De administratie kan daar dan ook om verduidelijking vragen.

 

9. De netto en de bruto prijs

Klinkt logisch toch, dat je het bedrag noemt dat betaald moet worden. Zorg er wel voor dat de BTW apart wordt vermeld. Indien er verschillende BTW percentages doorberekend moeten worden, moeten deze ook apart vermeld worden op de factuur.

 

  • Eenfaud B.V.
  • Kerksteeg 12
  • 7400 AL KOEKSTAD
  • T 0570 – 123456
  • info@geenechtemail.nl
  • Btw: NL123456789.B01
  • Bank: NL66RABO 12.34.56.789
  • Kvk: 58585858

 

  • Mijn Beste klant B.V.
  • Kersensteeg 452
  • 7499 ZT Deventer

 

Factuurnummer: 2018.328

Factuurdatum: 10 april 2018

 

Betreft: Advies werkzaamheden conform overeenkomst 2018.

MBK bevestigd door Dhr. A. Klant op 2 maart 2018

 

Factuur

Omschrijving                                                                                                      Factuurbedrag

Werkzaamheden verricht op 9, 16 maart en 6 april (3 maal 5 uur)        € 1.500

Subtotaal                                                                                                              € 1.500

Btw 21%                                                                                                                € 315

========

Totaal                                                                                                                    € 1.815

 

Indien u tevreden bent, dan verzoek ik u vriendelijk uw betaling uiterlijk binnen 15 dagen over te maken op rekening NL66RABO12.34.56.789 onder vermelding van bovenstaand factuurnummer.

Indien u vragen heeft over deze factuur neemt u dan binnen 7 dagen contact met ons op via bovenstaand telefoonnummer of e-mailadres. Wij danken u hartelijk voor uw opdracht en uw spoedige betaling. Bijgesloten vindt u de Algemene Voorwaarden.

 

Terug naar Blog