Hoe zorg je ervoor dat je klant betaalt?

Blog 23 november 2018 door Xylander Kroon

Waarom betalen klanten niet? Dat is natuurlijk een belangrijke vraag. Niemand wil toch te boek staan als slechte betaler? Het is slecht voor je imago als bedrijf. Dus geen enkel bedrijf wil laat betalen voor de lol. Daarom is het van belang om deze vraag te beantwoorden. Het antwoord bepaalt wat het vervolg is en hoe je vanuit je proces moet reageren.

In grote lijnen zijn er twee redenen waarom een factuur niet wordt betaald:

1. De klant kan de factuur niet betalen.

2. De klant wil de factuur niet betalen.

1. De klant kan de factuur niet betalen

Dit is in jaren van crisis een heel belangrijke reden geweest. Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven failliet gaan, is omdat de klant zelf niet betaald wordt door haar klanten. Bedrijven die leverancier zijn van overheid of van detailhandel hebben hier vaak last van. Veel te lang wachten op je geld of pas na 30 dagen een bericht dat een bepaald referentienummer ontbreekt op de factuur. Gelukkig heeft de overheid dit ook onderkent en is er nu een wettelijke richtlijn waaraan de overheid zich ook heeft te houden (zie Wat zijn de wettelijke betalingstermijnen?).

Veel bedrijven checken een klant voordat er een contract wordt getekend op kredietwaardigheid. Sta je op de ‘zwarte’ lijst van Graydon, Dunn & Bradstreet of een ander credit rating bureau dan kun je geen producten of diensten afnemen zonder dat er een extra zekerheid is op betaling of er moet vooruit betaald worden.
Maar er zijn natuurlijk ook situaties waarin je het niet hebt gecheckt. Omdat de order niet groot genoeg is, of een bekende klant in eens niet meer aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

Mocht dat het geval zijn dan is het belangrijk om goed in contact te blijven met deze klant. Probeer afspraken te maken over periodieke betaling. Zorg er voor dat de klant zich hieraan houdt, en geef ook de consequenties aan als hij verzuimd te betalen. Mijn ervaring is dat er altijd, als blijk van goede wil, een eerste betaling moet zijn. Als die er namelijk is, dan betwist de debiteur de betaling namelijk niet!

TIP: zorg altijd voor een eerste (deel-) betaling, hoe klein ook. De factuur wordt dan niet betwist!

Mijn ervaring is dat er, hoe slecht het financieel ook gaat met een bedrijf, dat er altijd wel wat geld binnenkomt. Het gaat er om dat je er voor zorgt dat de debiteur jou als eerste betaald. Dat kun je zelf beïnvloeden door regelmatig contact op de te nemen en een relatie op te bouwen met degene die de betalingen doet. Mensen die regelmatig vragen, worden niet overgeslagen!

Als een klant in surseance van betaling zit, of failliet is verklaard dan heb je een probleem. Zorg er in ieder geval voor dat je stopt met het leveren van producten of diensten. De kans dat je het gehele bedrag ontvangt is uiterst klein. Je zult je als schuldeiser moeten melden bij de curator. Die heeft er belang bij om een deal te maken als hij inzicht heeft verkregen in alle schulden en bezittingen. Let er op dat je als leverancier pas wordt betaald, nadat de belastingdienst en het personeel is betaald. Als er dan wat over blijft…..

TIP: Bereken of je akkoord gaat met een deal van een curator. Soms kan een deal ongunstig zijn. In dat geval kun je de factuur beter crediteren. Je kunt dan in ieder geval de BTW nog terugvragen.

 

2. De klant wil de factuur niet betalen

Dit is een steeds groter issue aan het worden. Er zijn verschillende redenen waarom de klant de factuur niet wil betalen, maar in alle gevallen gaat het om een verschil tussen dat wat de klant had verwacht en daadwerkelijk heeft gekregen: De klant is niet tevreden over de service, over de producten die zijn afgenomen, de prijs of zegt dat er geen toestemming is gegeven voor de opdracht. Het gaat hier om communicatie. Heb je als bedrijf goed vastgelegd door wie en wanneer de order is geplaatst. Zijn er getekende opdrachtformulieren en is van te voren aangegeven hoe hoog de factuur is geweest. Het is, met het oog op een eventuele juridische procedure, van belang om alle communicatie, per email, brief of aantekeningen van gesprekken te bewaren.

TIP: Zorg ook bij een klant die niet (alles) wil betalen dat in ieder geval een eerste deel wordt betaald. Daarmee is aangetoond dat er een verbintenis met de debiteur.

Een belangrijke reden waarop facturen niet worden betaald, is dat de factuur onduidelijk is, of onjuist. In het blog Aan welke eisen moet een factuur voldoen? staat beschreven hoe je de kans op een foute factuur zo klein mogelijk maakt. En in Wat is het ideale debiteurenproces? beschrijf ik hoe het meest efficiënte debiteurenproces er uit ziet.