Waaraan voldoet een goede herinneringsmail?

Blog 11 januari 2019 door Xylander Kroon

Wanneer je een aanmaning verstuurt , dan is een brief of email vaak de meest logische optie. Het effect van een sterk opgebouwde, persoonlijke aanmaning is vele malen groter dan een standaard bericht. Hoe ziet zo’n effectief mogelijke herinnering er uit? Welke boodschap zet debiteuren aan tot betalen? Hoe geef je duidelijk alle gegevens en wordt overbodige ballast in betalingsherinnering vermeden? Hieronder een aantal tips om waaraan een goede eerste herinneringsmail dient te voldoen:

1. Wees vriendelijk en positief

De eerste herinneringmail dat een factuur nog niet is betaald, is nog geen aanmaning. Je hoeft dus nog niet ferm te reageren. Blijf dan ook vriendelijk want er kan een heel logische verklaring zijn waarom de betaling van de factuur aan de aandacht is ontsnapt van uw klant. Wees ook positief. Het is nog geen moment om de totale klantrelatie onder druk te zetten. Probeer ook een voordeel voor de klant in de brief te zetten. ‘indien u op tijd betaald, kunnen wij onze vaste lage prijzen blijven hanteren’, of ‘ indien u tijdig betaald, kunnen we onze snelle levertijd blijven garanderen’.

2. Maak het persoonlijk

Dus niet ‘beste klant’ of ‘beste relatie’. Dit komt over als een standaardbrief en wordt makkelijk opzij gelegd. Richt je direct tot je opdrachtgever, of als je de persoon kent die over de betalingen gaat, noem zijn of haar naam dan ook in je brief of mail.

3. Geef alle relevante informatie

Na een eerste herinnering wordt er altijd gezocht naar de originele factuur. Dat is ook meestal de eerste reactie als je niet een kopie mee hebt gestuurd van de oorspronkelijke factuur. Zorg er dus voor dat deze wordt meegestuurd en herhaal alle informatie die de klant nodig heeft om direct te kunnen betalen.

Zorg ook dat je een opsomming hebt van alle openstaande facturen (als die er zijn). Geef dit overzichtelijk weer, zodat de klant in een oogopslag ziet wat het totale saldo is dat nog open staat.

4. Werk goed samen met andere afdelingen binnen het bedrijf

Zorg dat alle relaties van de klant binnen het bedrijf op de hoogte zijn van het versturen van deze mail. Niet alleen de sales maar ook de directie. Doe dit vooraf. Het kan zijn dat de je collega meer informatie heeft over het niet betalen en vaak willen ze nog even ‘een belletje doen’ om de klant te waarschuwen dat er een herinneringsmail wordt gestuurd. Stimuleer dit ook want het is goed voor de relatie met de klant als hij het gevoel heeft dat hij voor iedereen in het bedrijf belangrijk is.

5. Benoem een nieuwe betalingstermijn

Dit wordt nogal eens vergeten. Maak een duidelijke einddatum aan waar binnen de klant de factuur moet betalen en wees zo concreet mogelijk. ‘Wilt u zo snel mogelijk betalen’, is niet concreet. Wat is namelijk zo snel mogelijk? Vandaag, volgende week, binnen 2 maanden? ‘We verzoeken u om de factuur binnen 7 dagen te betalen’ is concreet. In de regel moet het een realistische termijn zijn die korter is dan de normale betalingstermijn.

Wat is een redelijk betalingstermijn? Ik zou het volgende hanteren:

  • Bij een reguliere betalingstermijn van minder dan 15 dagen : betalen binnen 5 dagen
  • Bij een reguliere betalingstermijn tussen 15 – 30 dagen : betalen binnen 7 dagen
  • Bij een reguliere betalingstermijn van meer dan 30 dagen : betalen binnen 10 dagen

 

6. Stuur de herinnering direct na het verstrijken van de betalingstermijn

Vaak worden herinneringsmails op de laatste dag van de maand verstuurd, of erger nog, eens in het kwartaal. Daarmee geef je de klant een duidelijk signaal dat het innen van je factuur niet belangrijk is en misschien wel dat je administratie een puinhoop is. Stuur dus zo snel mogelijk na de betalingstermijn een herinnering. Moet een klant binnen 14 dagen betalen? Stuur de herinnering dan direct op dag 15 of 16. Daarmee geef je aan dat je de zaken goed op orde hebt.

7. Een herinnering betekent niet dat je de klant niet meer wil!

Wees dus vriendelijk zodat de klant dit signaal niet als een teken van wantrouwen opvat.

8. Blijf de termijn in de gaten houden

Neem onmiddellijk contact op indien de klant wederom verzuimd te betalen. Bel, email, ga langs, wat je ook wil doen onderneem actie! Zeker bij nieuwe klanten is het van belang om er ‘boven op’ te zitten. Als het goed is heeft je klant vol overtuiging en vertrouwen voor je bedrijf gekozen. Dan mag hij ook weten dat je professioneel met de betaling om gaat.

9. De afsluiting

In heel veel gevallen is er net betaald, of was de klant het van plan om te doen. Hou hier ook mee in de afsluiting. ‘het kan zijn dat u de betaling reeds in orde heeft gemaakt. U kunt deze herinnering dan als niet verzonden beschouwen’. Sluit dus positief af.

10. Stuur maximaal 3 aanmaningen

De drie brieven hebben allemaal een andere insteek. Hierom hebben ze in vergelijking een iets andere opzet.  Uit de eerste brief moet duidelijk blijken dat deze bedoeld is om een betaling te verkrijgen. Toch mag dit bericht niet te streng zijn. De reden van wanbetaling is misschien ‘niet willen’ of ‘niet kunnen’, maar kan soms ook bij je eigen bedrijf of de geleverde prestaties liggen. Bijvoorbeeld wanneer de goederen niet volgens afspraak geleverd werden of beschadigd zijn. In een eerste brief dien je de klant dus aan te moedigen om contact op te nemen. Vermijd woorden zoals ‘probleem’ of ‘klacht’, want die zijn te negatief geladen. Dreig ook niet meteen met acties en consequenties.

In deze tweede e-mail of brief vraag je kordater naar de betaling. De klant heeft niet gereageerd op de uitnodiging van de eerste aanmaning. Ga er dus vanuit dat er geen vragen of opmerkingen zijn. De basisprincipes van de eerste herinnering gelden ook hier. Beleefdheid staat voorop. Tegelijkertijd moet de klant weten dat je de zaak serieus neemt. Laat wel de dringende wens blijken betaald te worden. Kosten en berekende rentes moeten in dit tweede bericht worden aangekondigd.

De derde brief is de allerlaatste schriftelijke aanmaning. De klant moet dit ook duidelijk voelen. Hij moet weten dat serieus bent met het verzoek. Sla daarom een krachtige toon en taal aan. Herhaal duidelijk welke gevolgen er aan de niet-betaling verbonden zijn. Belangrijk is dat je de dreigementen kunt- en zult opvolgen, anders ondermijn je je geloofwaardigheid. Bereken ook rente en mogelijk een schadevergoeding wanneer dit in de algemene voorwaarden vermeld staat.

Je bent natuurlijk niet verplicht om 3 herinneringsmails te versturen. Je kunt volstaan met 2 aanmaningen. Wil je er meer versturen voordat je het incassotraject in gaat, bedenk dan wel goed wat je hiermee uitstraalt.

TIP: noem niet het aantal aanmaningen, of dit is de eerste aanmaning. Je maakt dan heel duidelijk dat er nog meerdere volgen. Je klant gaat weer in de wachtstand. Er komt immers nog meer.

 

Terug naar Blog