Wanneer schakel je een advocaat of een incassobureau in?

Blog 1 februari 2019 door Xylander Kroon

Je hebt er alles aan gedaan. De klant gebeld, gemaild, brieven gestuurd, afspraken gemaakt, maar de debiteur houdt zich niet aan de afspraak. Inmiddels ben je al gestopt met de dienstverlening maar er ligt nog een hoge factuur te wachten op betaling. Dan heb je de afweging om deze factuur af te schrijven (denk er aan om de BTW terug te vragen) of om door te zetten. Deze afweging is afhankelijk van een aantal zaken. Hoe hoog is de factuur, en hoe goed is de documentatie. Als de factuur hoog genoeg is en de klant heeft geen goede redenen om de factuur niet te betalen, dan moet je doorpakken. Je hebt dan de keuze om een incassobureau in te schakelen of een advocaat. Met een eenvoudige zoekopdracht op Google vind je vele tientallen incassobureaus of advocaten die je helpen kunnen met het innen van je facturen.

Tip: Zoek een advocaat of incassobureau bij je in de buurt. Maak altijd van te voren heldere afspraken over de kosten en hoe en wanneer deze worden doorberekend.

Omdat er zo veel keus is, is het lastig om de ‘beste’ te kiezen. Zoek dus een partij die past bij de manier waarop je zaken wilt doen. Vraag referenties rechtstreeks bij de partij waarmee je zaken doet maar ook indirect door te zoeken via social media. Vraag eventueel collega bedrijven waarmee ze zaken doen.

Er zijn een paar afwegingen die je kunt maken:

Wel of niet inschakelen

Het inschakelen van een externe is een noodzakelijk kwaad om te voorkomen dat je bekend wordt als een bedrijf waar niet betalen loont. Als je het debiteurenproces goed op orde hebt, is het niet erg om aan het eind van het proces een incassobureau of advocaat in te schakelen. Het maakt het voor iedereen, inclusief de eigen organisatie helder dat je doorpakt. Ook niet inschakelen kan een bewuste keuze zijn. Dit uiteraard alleen als je dit kunt veroorloven. Ik ken een aantal bedrijven die nooit een incassozaak opstarten vanwege de kosten, maar vooral vanwege de negatieve energie dit het kost. Ik kan dit
alleen aanraden als je weet dat je geen goede opbouw van het dossier hebt en geen goede communicatie met de klanten hebt over het aangaan van de verplichtingen.
Als je dat wel goed voor elkaar hebt, raad ik aan om altijd achter je geld te blijven aangaan, ook al betekent dit negatieve energie, tijd en soms ook geld. Het dwingt je ook om het verkoopproces te verbeteren want je zou geen product of dienst moeten leveren als de klant hier niet expliciet om heeft gevraagd. Als de klant dit heeft gedaan, dan moet er ook betaald worden.

De kosten

Een advocaat kost tussen de €150 en €250 per uur en dat is duurder dan de meeste incassobureaus. Er zijn incassobureaus die op no cure no pay constructie werken. Dat lijkt alsof er geen kosten aanzitten maar let goed op. De meeste incassobureaus berekenen wel kosten door voor extra handelingen die gedaan moeten worden. En als blijkt dat je als bedrijf zelf een fout gemaakt hebt (door de factuur niet juist te adresseren of een fout in de factuur zelf) dan dien je alsnog het incassobureau te betalen. Een advocaat mag in de regel niet werken op no cure no pay basis. Soms worden er wel speciale tarieven gebruikt voor het innen van facturen maar je dient dit goed van te voren te overleggen en cast te leggen met je advocaat. Omdat alle kosten van het incasseren verhaald worden op de klant, hoeft een advocaat niet per se duurder te zijn.

Effect

Een brief van een advocaat wordt eerder opengemaakt dan een brief van een incassobureau. Het afschrikeffect is dus hoger bij een advocatenbrief. Een advocaat heeft de exclusieve bevoegdheid om te procederen. Dat is de reden dat ook een aantal incassobureaus eigen juristen in dienst hebben. Hoewel je altijd moet voorkomen om te procederen, het duurt namelijk lang en het kost alle partijen geld, is het soms onvermijdelijk. Alleen een advocaat kan ook een aanvraag tot faillissement indienen. Soms is dat noodzakelijk al is het maar om er voor te zorgen dat je de BTW terug kunt krijgen. Als je zo ver niet kunt of wilt gaan kun je er ook voor zorgen dat je beslag legt op de tegoeden van de debiteur. Daarmee wordt het vermogen van de debiteur vermogen. Hij kan niet meer bij zijn geld totdat hij de factuur heeft betaald. In het allergrootste deel van de gevallen komt het echter zo ver niet. De meeste debiteuren betalen uiteindelijk wel. Gelukkig maar!