Wat is het ideale debiteurenproces?

Blog 30 november 2018 door Xylander Kroon

In dit blog beschrijf ik het ideale debiteurenproces. Een proces waarbij je na geleverde arbeid ook wordt betaald voor je diensten of producten. Daarvoor heb je een aantal stappen te nemen. Je kunt al deze stap voor stap implementeren, maar belangrijker is dat als je veel zaken al hebt geïmplementeerd, ze periodiek nog eens goed tegen het licht te houden. Wat kan nog beter of efficiënter. De ervaring is dat het ideale proces altijd beter kan. De omstandigheden, de wetgeving en de klanten veranderen.

1. De offerte en de algemene voorwaarden

In de offerte moet al duidelijk zijn wat het betalingstermijn is, en welke sancties er zijn indien niet op tijd wordt betaald. Nog beter is om in de offerte aan te geven dat er (een deel) vooruit betaald moet worden. Verwijs ook duidelijk naar de algemene voorwaarden. Daarin moet helder verwoord staan wat de betalingstermijnen zijn en ook hoe en tot wanneer een klant kan klagen over de factuur. Door dit helder te maken voorkom je discussie achteraf.

TIP: Stuur de algemene voorwaarden altijd mee met de offerte. Je kunt er voor kiezen om die ook te laten ondertekenen. Verwijzen naar een website waar de klant zelf moet gaan zoeken is niet voldoende.

Sommige, vooral grote bedrijven en overheden, accepteren geen leveringsvoorwaarden van derden. Die leggen eenzijdig inkoopvoorwaarden op. Lees deze goed door. Het is uiteindelijk het ondertekende contract dat bepaalt welke voorwaarden van kracht zijn. Zorg dus zo veel mogelijk dat je zelf het contract opstelt en dat de leveringsvoorwaarden van kracht zijn. Maar hoe stevig sta je in je schoenen als er een groot contract wordt getekend door een groot Amerikaans bedrijf dat zijn eigen inkoopsvoorwaarden boven die van jou stelt?

– voorbeeld artikel in de Algemene Voorwaarden –
Artikel: Betaling

  • Betaling dient te geschieden zonder enige korting of schuldvergelijking binnen de overeengekomen termijn, doch uiterlijk binnen 15 dagen na factuurdatum.
  • Na verloop van voornoemde termijn is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim.
  • Betaling kan uitsluitend geschieden op de door de opdrachtnemer aangegeven wijze.
  • Vanaf de datum dat de opdrachtgever in verzuim is (vervaldatum van de factuur), zal zonder nadere ingebrekestelling aanspraak worden gemaakt op:
  1. de berekening van de wettelijke rente vanaf de vervaldag tot de algehele voldoening;
  2. (indien de opdrachtgever consument is) de berekening van buitengerechtelijke kosten conform “het Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten”, zoals genoemd in artikel 6:96 lid 4 BW. Deze kosten worden verhoogd met de daarover verschuldigde btw; (afhankelijk van de opdrachtgever of deze de omzetbelasting kan verrekenen)
  3. (indien de opdrachtgever een rechtspersoon is, of een natuurlijk persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf) de berekening van buitengerechtelijke kosten, welke kosten 15% van de verschuldigde hoofdsom bedragen, met een minimum van € 40,00 (U kunt hier van afwijken maar het dient dan aanbeveling om dit van te voren duidelijk aan te geven)

 

2. Screening vooraf

Met wie ga je eigenlijk zaken doen? Zeker als het gaat om een voor jouw bedrijf grote order dan moet je zorgen dat je op tijd betaald wordt. Controleer of de klant kredietwaardig is.

Via Debiteurenbeurs vond ik de volgende 9 stappen om te komen tot een goede check:

Stap 1: Hou de betalingshistorie van je eigen klanten bij. Je ziet zelf sneller of een partij niet aan zijn verplichtingen voldoet dan externe bureaus. Die onderzoeken vaak alleen maar de Kamer van Koophandel gegevens. Als een klant een rekening niet heeft betaald, wees dan helder naar de klant over de gevolgen. Niet meer leveren of alleen nog maar bij vooruitbetaling. Neem actie! Als jij niets doet, doet de klant ook niets. Ik heb ooit een interim opdracht gedaan bij een bedrijf dat nagenoeg failliet was. Er werd alleen betaald als er 3 herinneringen werden verstuurd of er was telefonisch contact opgenomen.

Stap 2: Google en social media. Gebruik het internet om relevante informatie te vinden. Klagers zijn graag bereid om hun mening te geven op allerlei consumenten sites. Bij kleine bedrijven is het van belang om niet alleen de bedrijfsnaam maar ook de naam van de directeur te googelen. Namen van bedrijven veranderen heel erg snel!

TIP: Google de woorden ‘ klacht’ of ‘fraude’ in combinatie met ‘de naam van de klant’ of ‘de naam van de directeur’. Je vind dan al een hoop informatie, en gratis.

Stap 3: Raadpleeg je netwerk. Als je een nieuwe klant binnen krijgt vraag dan eens actief in je netwerk naar referenties. Als ze uitgesproken positief of negatief zijn, dan krijg je dat echt wel te horen. Hoe beter je relatie met je huidige klanten hoe groter de kans dat ze je ook een referentie willen geven.

Stap 4: Consulteer de Kamer van Koophandel. Via de Kamer van Koophandel kun je veel informatie vinden. Over de juridische tenaamstelling (van belang om juiste contracten af te sluiten) en om te controleren of degene die het contract ondertekent wel bevoegd is.

Stap 5: Wanneer zijn de jaarcijfers ingediend. En tenslotte kun je controleren of je nieuwe klant zijn jaarstukken netjes en op tijd heeft gepubliceerd. In een aantal gevallen is het raadzaam om een samenvatting van het jaarverslag op te vragen. Dat kost € 7,50 maar is de moeite waard als het gaat om grote contracten. Heeft een onderneming de jaarstukken niet op tijd ingeleverd, dan is er wat aan de hand. En het komt meestal niet omdat er een zomervakantie tussen zit!

Stap 6: Check insolventieregister Het insolventieregister (www.insolventies.rechtspraak.nl) is gratis te raadplegen. Je kunt vinden of een bedrijf betrokken is bij een insolventiezaak.

Stap 7: Uittreksel van het Kadaster Via het Kadaster kan online een uittreksel opgevraagd worden. Hierin staat of je (toekomstige) klant onroerend goed in bezit heeft. Op zich zegt dat niet zo veel, maar het kan wel een extra zekerheid bieden mocht de klant niet betalen. Check echter ook of er
een hypotheeklast is. Als dit namelijk hoger is dan de waarde van het onroerend goed dan is dit negatief voor zijn kredietwaardigheid. Meestal is deze informatie ook in het verslag van de Kamer van Koophandel te vinden.

Stap 8: Heeft de onderneming octrooien Het hebben van octrooien kan de kredietwaardigheid positief beïnvloeden. Overigens geldt dit ook voor voorraden die makkelijk om te zetten zijn in geld. Met deze waarde kan een zeker onderpand worden gecreëerd. Let er op dat er niet al beslag is gelegd op deze octrooien of voorraden. Het kan zijn dat deze al zijn verpand aan een leverancier of kredietverlener. Dit zou ook in het Jaarverslag van het bedrijf vermeld moeten worden.

Stap 9: Kredietrapport Als het gaat om een grote klant die essentieel is voor het voortbestaan van je organisatie dan is het te overwegen om een kredietbureau in de arm te nemen. Voor particulieren is er een rapport op te vragen bij Bureau Kredietregistratie (in de volksmond ook wel ‘Tiel-registratie’ genoemd). Voor bedrijven kom je dan al snel bij Graydon of Dunn & Bradstreet.

 

3. Voorschot betaling en eigendomsvoorbehoud

In een groot aantal branches is het normaal om een voorschot te vragen. Denk aan advocaten of andere financiële dienstverleners. Door de online wereld zijn ook bedrijven meer gewend om vooraf te betalen. Uiteraard is het een afweging. Laat je door alleen vooruitbetaling te accepteren omzet liggen? Zo ja, weegt dat op tegen de betalingsrisico’s?
Wanneer je producten verkoopt is er een mogelijkheid om de producten pas in eigendom over te dragen indien de laatste betaling heeft plaatsgevonden. In de voorwaarden van IT bedrijven staat ook vaak een dergelijke bepaling opgenomen. Het systeem is pas juridisch eigendom van de klant als alle facturen zijn betaald.

 

4. Rente en incassokosten

Incassokosten en rente zijn op grond van de wet verschuldigd. In de algemene voorwaarden moeten de gevolgen van wanbetaling zijn vermeld. Je kunt daarbij afwijken van de wettelijke bepalingen maar de rechter zal, indien nodig, altijd kijken of de eisen redelijk zijn.

 

5. Het stappenplan: herinnering en aanmaning

Het is van groot belang om de juiste acties te nemen als een betalingstermijn is overschreden. Stuur altijd eerst een vriendelijke herinneringsbrief. Je kunt er voor kiezen om daarin wel alvast de incassokosten te vermelden, maar houd de brief positief en vriendelijk. In een aantal gevallen, is er sprake van een vergissing en wordt de rekening snel betaald. Een onvriendelijke toon, kan de klantrelatie op het spel zetten. Leg wel alvast in heldere bewoordingen uit wat de betalingstermijn is. Gebruikelijk is 8 dagen maar daarvan kun je wel afwijken. Ik heb in het hoofdstuk over de herinneringsmail een aantal vuistregels weergegeven. Als je een tweede herinneringsmail stuurt mag deze al wat dwingender zijn. Hierin leg je (nogmaals) uit wat de incassokosten zijn en welk rente er doorberekend zal gaan worden. Het is, zeker bij consumenten, verplicht om te melden dat er incassokosten verschuldigd zijn bij niet betalen. Doe je dat niet, dan hoeven deze niet betaald te worden.
Na de tweede aanmaning volgt de laatste aanmaning. Hierin wordt aangekondigd dat de brief naar een incassobureau of een advocaat zal gaan. Je geeft de factuur nu uit handen en geeft ook duidelijk aan dat er niet meer onderhandeld zal worden. Nu moeten de kosten en de wettelijke rente wel betaald worden.
Als de factuur naar de advocaat gaat, dan zal hij een conceptdagvaarding opstellen en versturen met een allerlaatste waarschuwing. Ook zal hij aangeven dat bij niet betalen, een verzoek tot faillissement zal worden gedaan.

 

6. Automatisering

Debiteurenbeheer blijft altijd mensen werk, maar het is een goede overweging om het proces te laten automatiseren. Je wordt dan automatisch op de hoogte gehouden van de deadlines en er zijn pakketten die het ook mogelijk maken om gespreksnotities vast te leggen, betalingsafspraken vast te leggen en te volgen en een automatische koppeling hebben met verschillende boekhoudpakketten en banksystemen. Dat betekent dat facturen ‘automatisch’ afgeletterd worden als ze zijn betaald. Het moge duidelijk zijn dat ik een fan ben van Debiteurnet.nl omdat ik als ondernemer heb mogen meebouwen aan dit
systeem. Het is gebouwd door en voor ondernemers zodat het de praktijk goed ondersteund.

Dat laat onverlet dat persoonlijk contact altijd belangrijk is. Ik belde in de laatste fase, voordat ik een advocaat inschakelde, altijd op. Ik vroeg dan ook altijd naar de algemeen directeur en niet naar de debiteuren afdeling. Ik legde uit dat ik helaas gedwongen was om de zaak uit handen te geven, maar dat ik als ondernemer goed snap dat deze extra kosten ongewenst zijn. Zo heb ik regelmatig op het laatste moment een order betaald gekregen, maar ook wel eens een doos Zeeuwse mosselen gehad en een team uitje met een boot over de Weerribben. Dit in ruil voor de extra incassokosten. Daarmee kreeg ik in de eerste plaats betaald maar belangrijker was dat we de klantrelatie in stand hielden.

Het is belangrijk dat je alle persoonlijk contacten vastlegt wat is afgesproken en dit ook bevestigd. Als een klant zich dan niet aan de gemaakte afspraken houdt, moet je doordrukken. Contact afhouden en alleen nog maar met de advocaat laten communiceren. Er wordt dan niet meer onderhandeld over een betalingsregeling. Afspraak is afspraak!

 

7. Debiteurenbeheer op maat

Stem je tone of voice maar ook het hele debiteurenproces goed af op je bedrijf en de klanten die je hebt. Spreek je de klant met de voornaam aan, gebruik je humor? Het is heel krachtig dat je dit in de factuur en bij de eerste herinnering ook blijft doen. Maar na de tweede herinnering moet de klant goed weten dat het niet meer ‘om te lachen’ is en dat de goede relatie op het spel staat. De klant moet in actie komen om weer on speaking terms te komen.
Bij de voetbalvereniging waar ik vrijwilliger ben, hebben we een nieuw debiteurenbeleid. Het debiteurensaldo was ook erg hoog. We hebben hier ingeregeld dat er een week voordat een lidmaatschap wordt afgeschreven automatisch een mail wordt gestuurd. Er wordt dan al gevraagd om er voor te zorgen dat er voldoende saldo op de rekening staat. Hierop hebben we hele positieve reacties gehad, en belangrijker het aantal niet uitgevoerde betalingen is meer dan gehalveerd.

 

8. Kom je eigen beleid na

Zo simpel maar ook belangrijk. Klanten hebben geen respect voor bedrijven die er administratief een zooitje van maken. Dit is niet uit te leggen aan je eigen personeel, aan de aandeelhouders en ook niet aan de klanten. Het argument dat je boven op het betalen van facturen zit kan goed gebruikt worden om aan te tonen dat de prijzen heel redelijk zijn. Gebruik dit argument ook in het verkoopproces. ‘We kunnen zulke goede prijzen aanbieden, omdat we onze klanten netjes betalen. We zijn net zo streng op onze kwaliteitseisen als op het betalen van de facturen’.

 

Terug naar Blog