Wat kost het debiteurenbeheer?

Blog 8 februari 2019 door Xylander Kroon

Als wordt gedacht aan de kosten van debiteurbeheer wordt vaak alleen maar gedacht aan de medewerker bezig is met het versturen van rekeningen, herinneringsmails en het aansturen van het incassobureau. Maar de kosten zijn feitelijk nog veel hoger. In de regel wordt ongeveer 2% van de facturen niet betaald. Dat kan zijn door faillissement van de opdrachtgever, of omdat een juridische procedure niet opweegt tegen de mogelijke opbrengsten. Per branche kunnen er verschillen zijn maar over het algemeen kloppen onderstaande getallen redelijk. De kosten van niet betalen dien je wel mee te nemen. Ook de rente vergoeding moet worden meegerekend.

In 2017 werd 66% van de facturen op tijd betaald. 34% wordt dus pas betaald na een herinneringsproces. Van dat aandeel wordt bijna 2% als oninbaar afgeschreven.

Bedrijf A

  • Omzet : € 10.000.000
  • Gemiddelde order : €1.000
  • Aantal orders : 1.000
  • Rente per jaar : 5%
  • Kosten van administratieve medewerker (50%) : € 25.000
  • Kosten van incasso procedure / incassobureau : € 10.000
  • Betaling na eerste herinnering (45 dagen) : 85%
  • Betaling na incasso dreiging (90 dagen) : 95%
  • Betaalt na de gehele incassoprocedure (180 dagen) : 3%
  • Betaalt nooit, failliet of surseance van betaling : 2%

 

De totale kosten van het debiteurenbeheer bedraagt op jaarbasis als volgt:

  • 15% van de omzet 1,5 maanden te laat : € 9.375
  • 5% van de omzet 3 maanden te laat : € 6.250
  • % van de omzet 6 maanden te laat : € 7.500
  • 2% van de omzet wordt niet betaald : € 200.000
  • Administratieve medewerker (50%) : € 25.000
  • Incassobureau : € 10.000

___________________________________+

Totale out of pocketkosten : € 258.125

Totale kosten van debiteurenbeheer is dus € 258.125, dat is 2,6% van de omzet.

Hoeveel order zou je missen als je vooruit laat betalen? 1%, 5% of meer dan 10%. Het is wel eens goed om hier over na te denken voordat je een order verstuurd. Als je deze cijfers ziet kun je ook overwegen om een korting te geven van 2% bij vooruitbetaling. Maar…. Het zijn vaak niet de slechtste betalers die gebruik maken van een dergelijke korting. Het is dus wel zaak om hier goed over na te denken.

Ik leg toch nog even een businesscase neer waarbij je de afweging maakt tussen het inschakelen van een incassobureau of het zelf doen. We houden de getallen hierboven aan. Het enige dat we doen is dat we zelf een tool inschakelen die er voor kan zorgen dat je de facturering en ook het herinneringsproces volledig automatiseert. Ook zorg je ervoor dat er een automatische koppeling is met je boekhoudpakket (bijvoorbeeld Exact online, of Afas).

Wat gebeurt er in de praktijk?

Even een aantal getallen (van debiteurnet.nl).

  • Kosten systeem per jaar : € 225
  • Kosten aanmaningsproces : € 0
  • Kosten incasso zaak : € 30
  • Opbrengsten incasso zaak : 15% van de factuur (min. €40)
  • Kosten prejuridische dagvaarding : €125
  • Opbrengsten prejuridische dagvaarding : €250
  • Abonnementskosten Debiteurnet.nl per jaar : -/- € 225
  • Kosten incassozaken 150 * € 30 (aan Debiteurnet) : -/- € 4.500
  • Opbrengsten incasso kosten 100 * € 150 : +/+ € 15.000
  • Kosten prejuridische dagvaarding 50 *€ 125 (aan advocaat) : -/- € 6.250
  • Opbrengsten prejuridische dagvaarding 30 * 250 : +/+ € 7.500

_____________________________________+

Totale saldo : +/+ € 10.275

Dat betekent dat als je zelf je incassozaken regelt, je € 10.275 verdient. Schakel je een incassobureau in, dan kost je dat (ongeveer) € 10.000 per jaar. Deze afweging maakte ik ook met mijn bedrijf. Wij werkten met een incassobureau. Op zich waren wij hiermee tevreden maar we kregen veel uitzoekwerk weer terug. Ook kregen we klachten van klanten die uiteindelijk betaalden maar het abonnement direct daarna opzegden. Daarom besloten we om het incassotraject zelf te doen. Dit had als groot voordeel dat we zelf contact met de klant onderhielden en daarmee hebben we in een groot aantal gevallen de klantrelatie gered.

 

Terug naar Blog