Tien + 2 tips voor een goede factuur

Blog 14 december 2019 door Xylander Kroon

Op installatie.nl vond ik 10 tips waardoor het makkelijker wordt om een factuur te innen. Het is niet verbazingwekkend dat juist in de bouw en installatiesector veel geklaagd wordt over de facturen. Onduidelijke rekeningen, een hoge post onvoorzien en slechte omschrijvingen. Daarom geef ik de 10 tips weer. In welke branche u ook werkzaam bent, u zult altijd een aantal van deze tips kunnen gebruiken:

 

1. Heldere factuur

Omschrijf duidelijk en gedetailleerd waarvoor de klant betaalt. Als je afwijkt van de offerte communiceer dat dan voordat je de factuur verstuurd.

2. Check op fouten

Zie het overzicht waaraan een goede factuur moet voldoen: Aan welke eisen moet een factuur voldoen?. Uiteraard moeten de bedragen kloppen. Maar zorg er ook voor dat de naam van het bedrijf en de contactpersoon goed is gespeld. Als de naam van de klant niet juist is, of het is gericht aan de verkeerde BV, dan heb je geen juridisch geldige claim.

 

3. Duidelijk factuurnummer

Zorg dat dit nummer ook niet te lang is. Ik heb een factuur gezien bestaande uit 15 cijfers en daaraan gekoppeld een letter combinatie waar ik als klant geen logica in zag. Een fout bij het overboeken is heel snel gemaakt.

 

4. Eenvoudig betalen helpt

Eenvoud loont. Geeft duidelijk aan hoe je betaald wil worden en geef de juiste naam weer die bij de rekening hoort. Geef duidelijk de betalingstermijn weer en refereer naar duidelijke algemene voorwaarden.

TIP: Voorzie een per email verzonden factuur van een link waarmee men direct kan doorlinken naar bijvoorbeeld iDeal.

 

5. Snel factureren, snel innen

Lang wachten is dodelijk. Niet alleen voor de eigen cashflow, ook voor de perceptie van de klant. Voorkom onachtzaamheid door de voortschrijdende tijd. Maar wees ook niet te vroeg. Niets is erger dan een rekening voor het eindresultaat als de klus nog gaande is.

 

6. Stuur de factuur naar de juiste persoon/afdeling

Als je een factuur naar een groter bedrijf stuurt, stuur deze dan altijd naar de persoon die over de administratie gaan. Informeer in contractfase wie deze zaken voor zijn rekening neemt. Verzenden naar de ‘afdeling crediteurenadministratie’ kan altijd, een contactpersoon vermelden is beter. Dan kun je ook in het vervolg de communicatie personaliseren.

 

7. Geef kortingen duidelijk weer

Laat de klant op de factuur duidelijk zien hoeveel en waarover hij korting krijgt. Geef het eigenlijke bedrag weer, en de rekensom die hierop wordt toegepast. Laat zien wat je weggeeft. Dit geeft de klant een prettiger gevoel als hij onder aan de streep kijkt.

TIP: Geef je geen korting, haal dan de kortingsregel weg. Niets is zo vervelend als het gevoel bij de klant dat hij als enige geen korting krijgt.

 

8. Communiceer over de factuur

Schroom niet te communiceren over de factuur. Vooral bij particulieren kun je beter van te voren bellen dan een aanmaning versturen. Mocht je toch een aanmaning sturen, wees dan net zo duidelijk als in de factuur: verwijs naar de factuur, sluit een kopie bij en omschrijf het traject zoals dat is afgesproken in de offerte.
9. Documenteer wanbetalers

Veel ondernemers schakelen bij echte wanbetalers rechtsbijstand of een advocaat in. Zorg dat je alles goed hebt gedocumenteerd. Bewaar rekeningen, contracten en communicatie met je klant zorgvuldig en gestructureerd. Dit komt het proces ten goede. Er zijn goede systemen voor handen waarin wanbetalers en de communicatie goed gedocumenteerd kunnen worden. Kijk eens naar Debiteurnet.nl. Voor een paar tientjes per maand, zorg je voor een uitstekende documentatie van al je facturen.

 

10. Gebruik de factuur ook als marketinginstrument

Een factuur moet er professioneel uitzien. Goed briefpapier, met logo, bedrijfsgegevens en uniforme huisstijl. Een goede factuur is een visitekaartje voor een vervolgopdracht. Bovendien een aanleiding om bijvoorbeeld een klant een aanbieding te doen voor onderhoudswerk. Ook een factuur is een communicatie, dus een acquisitie-instrument.

Ik gooi er toch ook nog maar twee extra tips tegen aan, omdat ik zelf merk dat ik er gevoelig voor ben:

 

11. Wees vriendelijk op je factuur

Bedank je klant en vraag hem vriendelijk de factuur op tijd over te maken indien hij/zij tevreden is over jouw werk. Je kunt ook humor gebruiken. Uiteraard afhankelijk van het type klant dat je hebt en welke uitstraling je als bedrijf wil hebben. Pas wel op met humor. Als je klant het (financieel) moeilijk heeft, of er zijn problemen geweest met de service of de geleverde producten dan kan dit contraproductief werken.

 

12. Schrijf in eenvoudige taal

In vaktaal heet dat schrijf in B1-taal. Dat is Nederlands dat 95% van de bevolking kan lezen. Ook mensen die geen hoge opleiding hebben gehad en op hun werk nooit hoeven lezen. Maar ook voor hoger opgeleiden is dit een prettig niveau want is voor hen snel te lezen. Daarnaast en dat is het belangrijkste is dat je met het schrijven op B1 niveau je doel bereikt. En dat is….. dat de factuur betaald wordt. Via de website www.zoekeenvoudigewoorden.nl kun je kijken of er voor de woorden die je gebruikt alternatieven zijn op B1-niveau. Maak ook een zin niet langer dan 10 (en heel af en toe 15 woorden) dan verhoogt de leesbaarheid. Zie ook: Factuur aan laag geletterden. Maar liefst 18% van de Nederlandse bevolking is laaggeletterd.

 

Terug naar Blog